Revisionsnämnden i Varha: Servicestrategin blir färdig sent med tanke på smidig verksamhet

Revisionsnämnden anser dock att den nuvarande omfattande, öppna och delaktiggörande beredningen av servicestrategin är ett bra sätt att genomföra beredningen. I fortsättningen är det viktigt att arbetet med servicestrategin avgränsas tydligt och att strategin ska styra då det görs val i serviceproduktionen.

Revisionsberättelsen från år 2022 av revisionsnämnden i Varha behandlas i välfärdsområdesfullmäktige 14.6.2023. I revisionsberättelsen behandlas bl.a. ekonomi- och personalärenden, beredning av strategier samt planering av investeringar. Utöver dessa har revisionsnämnden utvärderat även den beredning som har hänfört sig till inledningen av välfärdsområdets verksamhet.

Varhas budget för år 2022 var en budget för beredningsskedet under välfärdsområdesreformen och det hade inte bestämts bindande ekonomiska eller operativa målsättningar med tanke på fullmäktige. Budgeten underskreds med 17,6 miljoner euro så ur budgetsynvinkel har det funnits tillräckligt med finansiering att tillgå för beredningen år 2022. 

Man har varit tvungen att upprätta även budgeten och ekonomiplanen för år 2023-2025 med avsevärt bristfälliga uppgifter. Budgeten för år 2023 är i högre grad ett konstaterande av nuläget än en styrande budget. Till exempel investeringsplanen som ingår i budgeten ger enligt revisionsnämndens synpunkt inte någon helhetsbild av välfärdsområdets investeringsbehov. Tyngdpunkten i investeringsplanen för Varha har legat på de befintliga och redan bestämda projekten inom den specialiserade sjukvården.

Revisionsnämnden anser det viktigt att en kartläggning av skicket hos de lokaler som är i välfärdsområdets besittning med en tillräcklig noggrannhet genomförs så snart som möjligt. De beslut som hänför sig till lokalerna ska basera sig på lokalbehoven hos de tjänster som organiseras i enlighet med servicestrategin.

Belastning på personalen kräver åtgärder

Det fanns mycket knappt om tid att använda för beredning av inledning av välfärdsområdets verksamhet i Egentliga Finland eftersom beredningen inleddes först efter välfärdsområdeslagen godkändes i juli 2023. I praktiken har kommunerna och beredningsprojektet utnyttjat samma personalresurser och tillgången till dem har varit begränsat.

Beredningen av reformen har belastat cheferna och personalen starkt under år 2022 och den starka belastningen fortsätter fortfarande under det innevarande året. Revisionsnämnden påminner att undantagstillståndet som belastar personalen inte kan fortsätta länge på grund av mänskliga orsaker.

Det ska fästas noggrannare uppmärksamt vid tillräckliga resurser med tanke på utvecklandet av verksamheten så att målsättningarna för utvecklandet inte äventyras. Dessutom har det kommit fram i intervjuerna att riskerna som är förknippade med nyckelpersonerna är betydande, vilket kräver åtgärder.

Nämnden tycker att med tanke på att svara på personalbehoven vid de nödvändiga funktionerna för verksamheten och för att underlätta rekryteringen av kompetent personal ska man sträva efter det att Varhas lönenivå  så bra som möjligt följer lönenivån i jämförbara organisationer.

Process för beslutsfattande ska göras smidigare

Revisionsnämnden konstaterar att välfärdsområdets organisationsstruktur är mer splittrad med tanke på beslutsfattande jämfört med tidigare strukturer i kommunerna. Risken är att då de ekonomiska resurserna stramas åt kan upplösningen av beslutsfattandet leder det till en deloptimering mellan olika aktörer och att kundsynvinkeln försvagas.

Man har kunnat iaktta att det har funnits situationer i processen för beslutsfattande i välfärdsområdet, i vilka halvfärdiga eller bristfälligt beredda ärenden har framskridit till beslutsfattande i välfärdsområdesstyrelsen eller i välfärdsområdesfullmäktige. Revisionsnämnden rekommenderar att växelverkan ökas och att ärendena behandlas tillräckligt i ledningsgruppen under beredningsskedet trots den strama beredningstidtabellen.

Revisionsberättelsen godkändes vid revisionsnämndens sammanträde 11.5.2023 och den behandlas i välfärdsområdesfullmäktige 14.6.2023. Revisionsberättelsen finns att läsas i sin helhet på adressen:

Revisionsberättelserna | Varha

Revisionsnämnden bedömer årligen, om de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts samt om välfärdsområdets verksamhet är ordnad på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt. De iakttagelser och rekommendationer som hänför sig till revisionen presenteras i revisionsberättelsen som upprättas för välfärdsområdesfullmäktige.