Asiakasasiakirjat
Kirjaamme asiointiisi liittyvät tiedot asiakasasiakirjoihin. Sinulla on asiakkaana oikeus nähdä omat asiakastietosi sekä pyytää tieto siitä, kuka tietojasi on käsitellyt ja miksi. Voit myös vaatia oikaisua virheelliseen merkintään. Voit asioida asiakasasiakirjoihin liittyvissä asioissa myös sähköisesti.
Suomi.fi-viestit on asiointikanava Varsinais-Suomen hyvinvointialueen ja kansalaisen välillä. Voit lähettää sen kautta tietoturvallisesti hallinnollisia asiakirjoja kuten potilasrekisteritietojen tarkastuspyyntö, pyyntö potilasrekisterin käyttölokitiedoista tai muistutus. Sinun on otettava käyttöön henkilökohtainen viestipalvelu, jotta voit lähettää ja vastaanottaa Suomi.fi-viestejä. Lisäksi sinun täytyy tunnistautua palveluun. Se tapahtuu esimerkiksi verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Näin lähetät Suomi.fi-viestin
- Mene osoitteeseen Suomi.fi ja tunnistaudu palveluun klikkaamalla sinistä Tunnistaudu-painiketta.
- Valitse ylhäällä olevista välilehdistä "Viestit".
- Saat ilmoituksen, jos sinulla ei vielä ole Suomi.fi-viestipalvelu käytössä. Klikkaa kohdasta "Ota Suomi.fi-viestit käyttöön".
- Seuraavaksi pääset kirjoittamaan oman sähköpostiosoitteesi. Kirjoita se molempiin sähköpostikenttiin. Tallentamisen jälkeen saat vahvistuslinkin sähköpostiisi. Käy sähköpostissasi klikkaamassa linkkiä.
- Pääset nyt lähettämään meille viestin Kirjoita viesti -painikkeen avulla. Valitse viestin vastaanottajaksi "Varsinais-Suomen hyvinvointialue" ja valitse palveluvalikosta se palvelu, johon asiasi liittyy.
- Kirjoita viestin aihe (esimerkiksi "Potilasasiakirjakopiot") ja sen alapuolelle varsinainen viestisi. Jos pyydät meiltä asiakirjakopioita, kerro myös haluatko kopiot sähköisesti Suomi.fi-palvelun viesteihin vai postitse kotiin. Jos valitset postituksen, kirjoita viestiin kotiosoitteesi.
- Jos haluat lähettää liitteitä, voit lisätä liitetiedostot ennen viestin lähettämistä. Voit joko raahata liitteet laatikkoon tai klikata laatikkoa ja valita oikean liitteen tiedostoja selaamalla.
- Kun kaikki on valmista, lähetä viestisi sinisestä Lähetä viesti -painikkeesta. Jos et haluakaan lähettää viestiä, valitse "Peruuta kirjoitus".
Asiakasasiakirjat ja tietojen luovutus
Kirjaamme asiointiisi liittyvät tiedot asiakasasiakirjoihin, jotka sisältävät myös henkilötietojasi. Kaikki asiointisi valmisteluun ja toteuttamiseen osallistuvat työntekijämme saavat käyttää asiakastietojasi ilman erillistä suostumusta.
Asioinnin jälkeen keskeiset asiakasasiakirjasi siirtyvät sähköiseen asiakastiedonarkisto Kantaan, johon OmaKanta on henkilökohtainen näkymäsi.
Asiakasasiakirjoihin kirjattavat tiedot ovat arkaluontoisia ja salassa pidettäviä.
Varhan työntekijöillä on oikeus käsitellä asiakastietojasi asiointiisi liittyen ilman erillistä suostumustasi. Käyttöoikeus perustuu ammattihenkilön ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen. Asiakasasiakirjojasi voivat myös käsitellä sellaiset ammattihenkilöt, joita et tapaa käyntisi tai asiointijaksosi aikana. Heillä on tärkeä rooli edistää asiointiisi liittyviä asioita. Esimerkiksi ajanvarauksen ja siihen liittyvän kirjeen sinulle voi laatia sihteeri, jota et tapaa henkilökohtaisesti. Myös erilaisia hallinnollisia asiakasasioita käsittelevät työntekijät voivat tarvittaessa käsitellä asiakastietojasi toimeksiantosi edistämiseksi.
Asiakasasiakirjoihin liittyvät oikeutesi on kirjattu useisiin lakeihin ja asetuksiin, jotka säätelevät tietojen käsittelyä ja suojaamista. Näihin kuuluvat muun muassa julkisuuslaki, yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja asiakastietolaki. Julkisuuslaki määrittelee tavanomaiset salassapitoperusteet, kun taas GDPR ja asiakastietolaki tarkentavat henkilötietojen käsittelyä erityisesti asiakastietojen osalta.
Lisäksi sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin liittyvät oikeudet on määritelty sosiaalihuoltolaissa, terveydenhuoltolaissa ja lastensuojelulaissa. Näissä laeissa säädetään muun muassa asiakirjojen sisällöstä, tietojen luovuttamisesta ja salassapidosta.
Sosiaalihuollon kirjaukset tulevat jatkossa siirtymään vaiheittain OmaKantaan. Lisätietoja tulossa myöhemmin.
Voit pyytää omia potilaskertomustietojasi seuraavasti:
- Sähköisesti vahvalla tunnistautumisella (Suomi.fi) verkkopankkitunnuksillasi tai mobiilivarmenteella
- Sähköisessä palvelussa voit tilata vain omia asiakaskertomustietojasi.
- Paperisella lomakkeella, joka sinun tulee tulostaa, allekirjoittaa ja postittaa lomakkeella olevaan osoitteeseen
- Vapaamuotoisella kirjeellä, jonka tulee sisältää samat tiedot kuin mitä lomakkeella kysytään. Kirje tulee postittaa lomakkeella näkyvään osoitteeseen.
Sähköinen asiointi ja lomakkeet
Huomioithan, että:
- Täytät lomakkeen huolellisesti, sillä asian käsittelyä ei voida aloittaa puutteellisin tiedoin ja käsittely viivästyy.
- Asiakastietoja ei voi tilata puhelimitse tietoturvasyistä.
- Tilattujen asiakirjojen toimitusajat riippuvat pyynnön vaativuudesta ja laajuudesta. Yleensä saamme toimitettua asiakirjat tilaajalle 5–30 päivän kuluessa.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on lakisääteinen oikeus saada pääsy tietoihisi.
EU tietosuoja-asetus (2016/679) 15 artikla
Oikeus saada pääsy tietoihin -toimeksiannon voit tehdä seuraavasti:
- Tarkasta ohjeistus kirjaamo / tietosuoja + sähköinen lomake
- Paperisella lomakkeella, joka sinun tulee tulostaa, allekirjoittaa ja postittaa lomakkeella olevaan osoitteeseen.
- Vapaamuotoisella kirjeellä, jonka tulee sisältää samat tiedot kuin mitä lomakkeella kysytään. Kirje tulee postittaa lomakkeella näkyvään osoitteeseen.
Sähköinen asiointi ja lomakkeet
Ilmoitathan lomakkeen lisätietokentässä, jos sinulla on ollut käytössä useampia henkilötunnuksia selvityspyynnön ajanjakson aikana.
Vastaus toimitetaan pääsääntöisesti samalla tavalla, millä pyyntö on meille tullut, ellet esitä toivomusta toisesta toimitustavasta. Vastaus voi sisältää valitun ajanjakson mukaan jopa satoja, jopa tuhansia sivuja.
Jos teet asiakaskertomuspyynnön toisen henkilön puolesta, käy tutustumassa puolesta-asiointiin liittyviin ohjeistuksiin verkkosivun kohdassa "Asiointi ja puolesta-asiointi".
Käsitellään tapauskohtaisesti. Lisäohjeistusta tulossa.
Asiakasasiakirjoissa olevan virheen korjaaminen
Asiakasasiakirjat laaditaan jatkuvan ja aikajärjestyksessä etenevän asiakaskertomuksen muotoon. Sosiaalihuollon ammattihenkilön tulee merkitä asiakasasiakirjoihin asiakkaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Tietojen paikkansapitävyyttä arvioidaan kirjaushetken ja silloin tehtyjen arvioiden mukaan.
Jos jokin asiakasasiakirjoihin tehty merkintä ei täytä edellä kuvattua tarpeellisuusvaatimusta, tai jos tieto on ollut myös kirjaushetkellä virheellistä, voi tällaista tietoa vaatia oikaistavaksi tai poistettavaksi. Pyyntöä käsittelevä sosiaalihuollon ammattihenkilö arvioi näiden kriteerien toteutumista ja tekee niihin perustuvat tietojen muutokset tai poistot. Yksinomaan asiakkaan vaatimus ei ole riittävä peruste tietojen poistamiselle, jos edellä mainitut kriteerit eivät täyty.
Asiakasasiakirjojen säilytysaika on pääsääntöisesti 12 vuotta kuolemasta.
Virheenoikaisuvaatimuksen voit tehdä seuraavasti:
- Sähköisesti vahvalla tunnistautumisella (Suomi.fi) verkkopankkitunnuksillasi tai mobiilivarmenteella
- Paperisella lomakkeella, joka sinun tulee tulostaa, allekirjoittaa ja postittaa lomakkeella olevaan osoitteeseen.
- Vapaamuotoisella kirjeellä, jonka tulee sisältää samat tiedot kuin mitä lomakkeella kysytään. Kirje tulee postittaa lomakkeella näkyvään osoitteeseen.
Sähköinen asiointi ja lomakkeet
Huomioithan, että:
- Täytät lomakkeen huolellisesti, sillä asian käsittelyä ei voida aloittaa puutteellisin tiedoin ja käsittely viivästyy.
- Jos selvityspyyntösi koskee OmaKannassa näkyviä tietoja tai asiakastietojesi luovutuksia, voit liittää selvityspyyntöön kuvat tai kuvakaappaukset niistä OmaKannan kohdista, joihin pyydät selvitystä. OmaKanta on asiakkaan henkilökohtainen näkymä, johon henkilökunnallamme ei ole pääsyä.
- Ilmoitat lomakkeen lisätietokentässä, jos sinulla on ollut käytössä useampia henkilötunnuksia selvityspyyntöä koskevalla aikavälillä.
Selvityspyyntö ja siihen liittyvät tiedot tallennetaan Varsinais-Suomen hyvinvointilalueen hallintoasioiden rekisteriin.
Vastaus oikaisuvaatimukseen toimitetaan pääsääntöisesti samalla tavalla, millä pyyntö on meille tullut, ellet esitä toivomusta toisesta toimitustavasta.
Jos teet virheenoikaisuvaatimuksen toisen henkilön puolesta, käy tutustumassa puolesta-asiointiin liittyviin ohjeistuksiin verkkosivun kohdassa "Asiointi ja puolesta-asiointi".
Voimme luovuttaa asiakastietoja lähiomaiselle vain asiakkaan suostumuksella.
Asiakasasiakirjojen tiedot ovat salassa pidettäviä myös asiakkaan kuoleman jälkeen. Vainajan asiakastietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin kuin ne ovat välttämättömiä niitä pyytävän henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten. Pyynnössä on aina mainittava käyttötarkoitus eli peruste luovutukselle. Tietoja pyytävällä ei ole oikeutta saada nähtäväkseen rajoituksetta vainajan asiakaskertomuksia.
Lokitiedot
Asiakkaanamme sinulla on asiakastietolain mukaisesti oikeus saada maksutta tieto siitä, ketkä ovat käsitelleet asiakastietojasi. Asiakasrekisterin lokitiedot on oikeus saada viimeisen kahden vuoden ajalta ja sitä vanhempia tietoja vain erityisestä syystä.
Jos sinulla on tarve saada lokitiedot pidemmältä kuin kahden vuoden ajalta, katso tarkemmat ohjeet kohdasta "Yli kaksi vuotta vanhat lokitiedot".
Huomioithan, että:
- Voimme toimittaa vain omien rekisteriemme lokitietoraportit. Esimerkiksi yksityisen palveluntuottajan tai toisen hyvinvointialueen lokitietopyynnöt tulee lähettää kyseiselle hyvinvointialueelle.
- Asiakastietojasi käsittelevät myös sellaiset Varhan työntekijät, joita et tapaa käyntisi aikana. Heillä on tärkeä rooli asiakkuuteesi liittyvien asioiden edistämisessä.
- Ilmoitat lomakkeen lisätietokentässä, jos sinulla on ollut käytössä useampia henkilötunnuksia selvityspyynnön ajanjakson aikana.
Varsinais-Suomen hyvinvointialueen asiakasrekisterin lokitietopyynnön voit tehdä seuraavasti:
- Sähköisesti vahvalla tunnistautumisella (Suomi.fi) verkkopankkitunnuksillasi tai mobiilivarmenteella
- Paperisella lomakkeella, joka sinun tulee tulostaa, allekirjoittaa ja postittaa lomakkeella olevaan osoitteeseen
- Vapaamuotoisella kirjeellä, jonka tulee sisältää samat tiedot kuin mitä lomakkeella kysytään. Kirje tulee postittaa lomakkeella näkyvään osoitteeseen.
Sähköinen asiointi ja lomakkeet
Lokitietopyyntö ja siihen liittyvät tiedot tallennetaan hallintoasioiden rekisteriimme.
Lokitietoraportit toimitetaan pääsääntöisesti samalla tavalla, millä pyyntö on meille tullut, ellet esitä toivomusta toisesta toimitustavasta. Lokitietoraportti voi sisältää valitun ajanjakson mukaan satoja, jopa tuhansia sivuja.
Jos teet lokitietopyynnön toisen henkilön puolesta, käy ensin tutustumassa puolesta-asiointiin liittyviin ohjeistuksiin verkkosivun kohdassa "Asiointi ja puolesta-asiointi".
Yli kaksi vuotta vanhoja lokitietoja ei ole oikeutta saada, ellei siihen ole erityistä syytä. Näitä syitä ovat esimerkiksi:
viranomaisen, kuten esimerkiksi poliisin, syyttäjän tai tietosuojavaltuutetun toimiston pyyntö
pyytäjä osoittaa tarvitsevansa lokitietoja puolustaakseen omaa asiaansa käynnissä olevassa oikeudenkäynnissä tai vastaavassa viranomaisprosessissa
Emme luovuta yli kaksi vuotta vanhoja lokitietoja pelkän väärinkäytösepäilyn vuoksi.
Jos sinulle kuitenkin herää epäilys, että asiakasasiakirjojasi on käsitellyt henkilö, jolla ei ole laillista perustetta tietojen käsittelyyn, sinulla on oikeus pyytää asiaan kirjallista selvitystä. Lue lisätietoja kohdasta "selvityspyyntö asiakastietojen käsittelystä".
Jos olet itse alaikäinen ja asiakkaan meillä, katso ohjeet omien lokitietojesi pyytämiseen kohdasta "Varhan asiakasrekisterin lokitietopyyntö".
Jos olet täysi-ikäinen ja pyydät lokitietoja alaikäisen puolesta, katso ohjeet kohdasta "Huoltaja asioi alaikäisen puolesta".
Emme luovuta kuolleen henkilön asiakasrekisterin lokitietoja.
Lain mukaan vain elossa oleva henkilö voi olla sosiaalihuollon palveluiden käyttäjä, jolla on oikeus saada lokitiedot asiakastietojensa käsittelystä. Lokitietopyyntöjä ei voida käsitellä asiakkaan kuoleman jälkeen.
Jos sinulle tulee kysyttävää Varhan asiakasrekisterin lokitietoraportin sisällöstä tai sinulle herää epäilys siitä, että asiakastietojasi on käsitellyt sellainen henkilö, jolla ei ole laillista perustetta tietojen käsittelyyn, sinulla on oikeus pyytää asiaan kirjallista selvitystä.
Tutustu ensin usein kysyttyihin kysymyksiin ja vastauksiin, jotka löydät alta.
Jos sinulle herää epäilys, että asiakirjojasi on käsitellyt henkilö, jolla ei ole laillista perustetta tietojen käsittelyyn, sinulla on oikeus pyytää asiaan kirjallista selvitystä.
Selvityspyynnön asiakastietojen käsittelystä voit tehdä seuraavasti:
- Sähköisesti vahvalla tunnistautumisella (Suomi.fi) verkkopankkitunnuksillasi tai mobiilivarmenteella.
- Paperisella lomakkeella, joka sinun tulee tulostaa, allekirjoittaa ja postittaa lomakkeella olevaan osoitteeseen.
- Vapaamuotoisella kirjeellä, jonka tulee sisältää samat tiedot kuin mitä lomakkeella kysytään. Kirje tulee postittaa lomakkeella näkyvään osoitteeseen.
Sähköinen asiointi ja lomakkeet
Huomioithan, että:
- Täytä lomake huolellisesti, sillä asian käsittelyä ei voida aloittaa puutteellisin tiedoin ja käsittely viivästyy.
- Jos selvityspyyntösi koskee OmaKannassa näkyviä tietoja tai asiakastietojesi luovutuksia, voit liittää selvityspyyntöön kuvat tai kuvakaappaukset niistä OmaKannan kohdista, joihin pyydät selvitystä. OmaKanta on potilaan henkilökohtainen näkymä, johon henkilökunnallamme ei ole pääsyä.
- Ilmoitat lomakkeen lisätietokentässä, jos sinulla on ollut käytössä useampia henkilötunnuksia selvityspyynnön ajanjakson aikana.
- Selvityspyyntö ja siihen liittyvät tiedot tallennetaan hallintoasioiden rekisteriimme.
- Selvityspyynnön vastaus toimitetaan pääsääntöisesti samalla tavalla kuin millä pyyntö tuli meille, ellet esitä toivomusta toisesta toimitustavasta.
- Jos teet selvityspyynnön toisen henkilön puolesta, käy tutustumassa puolesta-asiointiin liittyviin ohjeistuksiin verkkosivun kohdassa "Asiointi ja puolesta-asiointi".
Asiointi ja puolesta-asiointi
Jos hoidat asioita toisen henkilön puolesta, kyse on puolesta-asioinnista. Puolesta-asiointi sosiaali- ja terveydenhuollossa perustuu huoltajuuteen, tiedonsaantioikeuteen, valtakirjaan tai edunvalvontaan.