Egentliga Finlands sjukvårdsdistriktets beskrivning av handlingars offentlighet

Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt är sådan informationshanteringsenhet som avses i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) 4 §. Enligt samma lag 28 § ska en informationshanteringsenhet upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar.

Beskrivningen av handlingars offentlighet omfattar de informationslager och ärenderegister som Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt förvaltar. Beskrivningens syfte är att underlätta identifieringen av de informationsbegäranden som sjukvårdsdistriktet emottar.

Ärenderegistret för Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt

Ärenderegistret är en helhet som omfattar ärendena som anhängiggjorts vid Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt samt handläggningsskedena och dokumenten som hänför sig till dessa ärenden.  Information som hör till ärenderegistret ingår inte bara i ärendehanteringssystemet utan också i de operativa systemen och i material som finns till pappers.

Informationsbegäranden

Närmare information om uppgörandet av informationsbegäranden ingår för varje informationslager.

Informationslager

Med informationsdagar avses datamaterial bestående av information som sammanställts för något visst ändamål eller samling av datamaterialenheter.

Patientinformation

Patientinformation finns såväl i datasystem som i form av patienthandlingar i pappersform och på film.

Centrala datamaterialenheter

• personinformation
• information om vården
• undersökningsresultat
• patientadministrativa uppgifter
• information som hänför sig till om alarmuppdrag (patientavgifter, statistik och undersökning/forskning).

Datasystem

• patientdatasystem
• sjukdoms- eller åtgärdsspecifika datasystem
• datasystem gällande sjukvårdstjänster (t.ex. laboratorium och bilddiagnostik)
• medicinsk apparatur
• ärendehanteringssystem.

Genomförande av informationsbegäran

Informationsbegäran gällande patientinformation riktas till Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt och de handläggs av dataservicen vid Åucs patientjournalscentral. Begäran kan göras:

• på blankett för begäran om information Begäran om insyn i register över patientuppgifter
• med fritt formulerad och undertecknad ansökan som innehåller uppgift om patientens namn, personbeteckning, adress, telefonnummer samt vilken patientinformation som önskas (orsaken till vården / tidpunkten)
• med en fritt formulerad elektronisk begäran i Suomi.fi-tjänsten.

Personaluppgifter

Informationslagret gällande personalen omfattar information om arbets-/tjänsteförhållandet, lön, arbetsturer/skiften, frånvaro, kompletterande utbildning och kunskaper/förmågor. Informationslagret gällande personalen underhålls i ett flertal datasystem, och en del av informationen föreligger i form av manuella dokument.

Centrala datamaterialenheter

• uppgifter om rekrytering
• uppgifter om arbetstagare och arbets-/tjänsteförhållandet
• uppgifter om utbildning
• uppgifter om bemästrande av studieperioder.

Datasystem

• det övergripande systemet för HR- och lönetjänsterna
• systemet för arbetstider/turer
• ärendehanteringssystemet för kompletterande utbildnin
• rekryteringssystemet.

Genomförande av informationsbegäran

• fritt formulerad och undertecknad ansökan som innehåller uppgift om namn, personbeteckning, adress, telefonnummer samt en specifikation om vilken information som önskas. Informationsbegäran postas till: Personaltjänster, PB 52, 20521 Åbo
• fritt formulerad begäran kan också göras elektroniskt i Suomi.fi-tjänsten
• genom att personligen besöka personaltjänstkontoret; i frågor om arbets-/tjänsteförhållande: Personaltjänster, Åucs Reso sjukhus, vån. 1, del F Sairaalakatu 5, 21200 Reso och då det gäller arbetssökande: Rekrytering, byggnad 11A2, vån. 2, Kinakvarngatan 4–8, 20520 Åbo
• Kommunsektorns lediga jobb (Kuntarekry) Arbetsansökningar som inlämnats via detta system kan granskas med användning av personligt lösenord.
• söktermer: namn, personbeteckning, datumen för arbets-/tjänsteförhållandet, datum för ansökan.

Beslutsfattare och ledning

Informationslagret omfattar informationen som gäller förvaltning, beslutsfattande, operativa organ/enheter och ärendehantering. En del av informationen finns i form av manuella dokument på papper.

Centrala datamaterialenheter

• protokoll förda vid de operativa organens/enheternas möten
• förtroendevalda
• information gällande ärendehanteringssystemet
• avtal.

Datasystem

• ärendehanteringssystemet
• register över förtroendevalda
• avtalshanteringssystemet.

Genomförande av informationsbegäran

• fritt formulerad informationsbegäran riktas till registreringskontoret för Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt på adress: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt, Registreringskontoret, PB 52, 20521 Åbo
• fritt formulerad begäran kan också göras elektroniskt i Suomi.fi-tjänsten eller genom personligt besök på registreringskontoret.
• söktermer: ärenderubrik, ämne för ärendet, ärendenummer, namn, personbeteckning.

Information om verksamheten och ekonomin

Centrala datamaterialenheter

• bokföring
• information som tillhandahålls av ekonomiförvaltningen
• information om ekonomiplanering och -uppföljning
• information gällande materialadministration.

Datasystem

• penningstransaktionssystemet
• bokföringssystemet
• systemen för fakturahantering
• systemet för anskaffningar.

Genomförande av informationsbegäran

• fritt formulerad informationsbegäran riktas till registreringskontoret för Egentliga Finlands sjukvårdsdistriktet på adress: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt, Registreringskontoret, PB 52, 20521 Åbo
• fritt formulerad begäran kan också göras elektroniskt i Suomi.fi-tjänsten eller genom personligt besök på registreringskontoret
• söktermer: namnet på ärendet/leverantören, fakturanummer, namn.