Kirjaamon ja asiakirjahallinnon neuvonnan palvelut

Kirjaamo vastaanottaa hyvinvointialueen hallinnolliset asiat ja asiakirjat, kuten asiakirja- ja tietopyynnöt, hyvinvointialuealoitteet, muistutukset ja lausuntopyynnöt. Ne kirjataan asianhallintajärjestelmään ja lähetetään eteenpäin käsittelystä vastaavalle taholle.

Asiakirjahallinnon neuvonta ohjeistaa terveydenhuollon potilasasiakirjoihin ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin liittyvissä tietopyynnöissä, opastaa asioiden ja asiakirjojen käsiteltäväksi saattamisessa sekä neuvoo tietosuoja-asioissa.

Kenelle palvelu on tarkoitettu?

Jokaisella on oikeus Varsinais-Suomen hyvinvointialueen asiakirjojen julkisiin tietoihin. Oikeiden tietojen löytymistä nopeuttaa, jos täsmennät ja rajaat pyyntösi mahdollisimman tarkasti. Hyvinvointialueen asiakirjoista moni sisältää salassa pidettäviä tietoja, joita voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Sinulla on oikeus pyytää tiedot, jotka sinusta on kirjattu potilasasiakirjoihin ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin. Jos tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista.

Julkiset tiedot toimitetaan kahdessa viikossa. Jos pyydettyjä tietoja on paljon, niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai asian käsittely edellyttää erityistoimenpiteitä, tiedot toimitetaan kuukaudessa.

Jos tietopyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton ja erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, hyvinvointialue voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa osoitamme pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden. Jos pyytämiäsi tietoja ei toimiteta, saat asiasta kirjallisen todistuksen ja tiedon oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Miten saat palvelua?

Voit asioida kirjaamon kanssa:

• sähköisen asioinnin lomakepalvelulla
• Suomi.fi-viestillä
• paikan päällä käymällä (sovi ennalta sähköpostilla tai puhelimella)
• sähköpostilla
• puhelimella.

Voit asioida asiakirjahallinnon neuvonnan kanssa:

• Suomi.fi-viestillä
• puhelimella
• sähköpostitse.

Mainitse yhteydenotossa:

• nimesi
• yhteystietosi
• henkilötunnuksesi
• asia, jota viesti koskee
• mahdollinen yksilöintitieto (asiakirjan päivämäärä, diaarinumero, otsikko, päätöksen tekijän nimi).

Älä lähetä henkilötunnuksia tai arkaluontoisia henkilötietoja sisältäviä viestejä tai lomakkeita tavallisella sähköpostilla. Ne voi toimittaa Suomi.fi viestit -palvelulla. Tietoturvasyistä asiakas- tai potilastietoja ei myöskään luovuteta sähköpostitse.

Mikäli toimitat paperisia asiakirjoja, älä käytä niittejä, sillä asiakirjat skannataan sähköiseen muotoon.

Mikäli toimitat sähköisesti asiakirjoja, tiedostojen jaottelu ja nimeäminen helpottavat asiakirjojen käsittelyä. Asiakirjat liitteineen tulee toimittaa erillisinä tiedostoina.