Asiakirja- ja tietopyynnöt
Varsinais-Suomen hyvinvointialueen asiakirjahallinnon neuvonta vastaa asiakastiedusteluihin terveydenhuollon potilasasiakirjoista ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ja antaa neuvontaa näihin kohdistuvien tietopyyntöjen tekemiseen sekä antaa neuvontaa tietosuoja-asioissa.
Asiakirjahallinnon neuvonnan palvelunumero p. 02 313 2989, palveluajat ma–pe klo 9–15.
Kaikki asiakirjapyynnöt lähetetään kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kirjaamoon, joka rekisteröi saapuneen tietopyynnön ja ohjaa tietopyynnön sen käsittelevälle taholle. Vaihtoehtoisesti tietopyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella Varhan kirjaamon sähköisen asioinnin kautta.
Voit pyytää potilasasiakirjojasi esimerkiksi viranomaisia, vakuutusyhtiötä tai yksityislääkäriä varten täyttämällä lomakkeen ”Potilaskertomustietojen pyyntö” ja lähettää omakätisesti allekirjoitetun lomakkeen postitse Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kirjaamoon. Vaihtoehtoisesti voit laatia vapaamuotoisen kirjeen, josta käyvät ilmi lomakkeessa vaaditut tiedot. Vaihtoehtoisesti tietopyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella Varhan kirjaamon sähköisen asioinnin kautta.
Tietopyynnön lähettäminen sähköpostilla ei tietoturvasyistä ole suositeltavaa.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja voit pyytää täyttämällä lomakkeen ”Asiakasasiakirjapyyntö” ja lähettää omakätisesti allekirjoitetun lomakkeen postitse Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kirjaamoon. Vaihtoehtoisesti voit laatia vapaamuotoisen kirjeen, josta käyvät ilmi lomakkeessa vaaditut tiedot. Vaihtoehtoisesti tietopyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella Varhan kirjaamon sähköisen asioinnin kautta.
Asianosainen voi saada tietoja viranomaisessa vireillä olleesta tai olevasta asiasta, jos hänen pyytämänsä tiedot ovat voineet vaikuttaa asian käsittelyyn. Asianosaisella tarkoitetaan henkilöä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuuksia käsitelty asia koskee. Asianosaisen tietopyyntö on aina perusteltava.
Potilasasiakirjojen tiedot ovat salassa pidettäviä myös potilaan kuoleman jälkeen. Vainajan potilastietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä niitä pyytävän henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten. Tietoja pyytävällä ei ole oikeutta saada nähtäväkseen rajoituksetta vainajan potilaskertomuksia. Pyynnössä on aina mainittava käyttötarkoitus (peruste luovutukselle).
Pyynnön voi tehdä lomakkeella "Hakemus vainajan tietojen luovuttamiseksi" tai vapaamuotoisesti. Hakemus lähetetään postitse Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kirjaamoon. Vaihtoehtoisesti voit laatia vapaamuotoisen kirjeen, josta käyvät ilmi lomakkeessa vaaditut tiedot. Vaihtoehtoisesti tietopyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella Varhan kirjaamon sähköisen asioinnin kautta.
Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi postitse Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kirjaamoon tai sähköisesti:
- toimittamalla täytetyn lomakkeen "Omien tietojen oikaisuvaatimuksen lomake", jota voit tarvittaessa täydentää erillisellä liitteellä tai
- toimittamalla vapaamuotoisen, allekirjoitetun kirjallisen pyynnön, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanantarkasti taikka
- toimittamalla edellä mainittu pyyntö sähköisesti Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle Suomi.fi-viestinä (kirjoita vastaanottajan palvelu tai asia -kohtaan Sähköinen asiointi).
Omien tietojen oikaisuvaatimuksen lomake
Omien tietojen oikaisuvaatimuksen lomake ruotsiksi (Begäran om rättelse av egna uppgifter)
Potilaan vaatiessa potilasasiakirjamerkintöjen muuttamista, arvioidaan, onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon kannalta tarpeellisia. Terveydenhuollon ammattihenkilön perusteltuja hoitoon liittyviä johtopäätöksiä ei muuteta, vaikka potilas itse olisikin niistä eri mieltä. Virheelliseksi ei myöskään katsota merkintää, joka vastaa merkinnän tekohetkellä vallinnutta käsitystä, vaikka myöhemmin esim. aiemmin kirjattu diagnoosi osoittautuisi virheelliseksi.
Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt asiassa kieltäytymiseen.
Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (784/2021) on säädetty, että asiakkaalla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Kahta vuotta vanhempia tietoja ei ole oikeutta saada, jollei siihen esitetä erityistä syytä. Asiakas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin omien asiakastietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa selvittämistä ja toteuttamista varten.
Käyttölokitietopyyntö voidaan tehdä toimittamalla vapaamuotoinen, allekirjoitettu pyyntö Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kirjaamoon. Vaihtoehtoisesti tietopyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella Varhan kirjaamon sähköisen asioinnin kautta.
EU:n tietosuoja-asetuksen perusteella jokaisella on oikeus tietää, onko Varsinais-Suomen hyvinvointialueen rekistereissä häntä koskevia tietoja, ja jos on, henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin (EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 15 artikla). Oikeus on henkilökohtainen.
Pyyntö on esitettävä henkilökohtaisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai sosiaalihuollon toimintayksikössä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Jos tiedoista pyydetään useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).
Mikäli haluat tarkastaa potilas- tai asiakastietosi pyytämällä tietosi tulosteina tai jäljennöksinä, toimita vapaamuotoinen, allekirjoitettu tarkastuspyyntö, jossa on mainittu potilaan tai asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja halutut tiedot, Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kirjaamoon. Vaihtoehtoisesti tietopyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella Varhan kirjaamon sähköisen asioinnin kautta.
Voit käyttää tarkastuspyynnön tekemiseen alla olevia tulostettavia lomakkeita. Kun pyyntösi koskee terveydenhuollon tietoja, käytä potilasrekisteritietojen tarkastuspyyntölomaketta. Kun pyyntösi koskee sosiaalipalveluita, käytä asiakasrekisteritietojen tarkastuspyyntöä. Muissa tapauksissa käytä rekisteritietojen tarkastuspyyntöä.
Potilasrekisteritietojen tarkastuspyyntö (pdf, 450 kb)
Rekisteritietojen tarkastuspyyntö (pdf, 450 kb)
Asiakasrekisteritietojen tarkastuspyyntö (pdf, 451 kb)
Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy toimittamasta tietoja tietosuojalain (1050/2018) 34.1 § perustuvasta syystä, tulee sen ilmoittaa kieltäytymisen syyt potilaalle, ellei tämä vaaranna kieltäytymisen tarkoitusta. Mahdollisesta kieltäytymisestä annamme kirjallisen todistuksen, jossa kerrotaan kieltäytymisen syy.